PowerAutomateで自動化した具体例9選

作業を自動化する
  • プログラミングは分からないけど自動化したい
  • PowerAutomateの使い方がイマイチ分からない
  • PowerAutomateって具体的に何ができるの?


この記事では、そんな方に向けて自動化した内容を紹介します。

みずしぶき
みずしぶき

この記事を読めば、フロー作成のヒントが見つかるかもしれません。

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自動化した具体例

(1)作業チェックシートの進捗を自動でTeamsに通知

【課題】作業の進捗報告・確認が負担になっている。

作業者は何台もあるサーバを並行で操作しています。
進捗報告はキリのいいタイミングでを行なっていましたが、人間なので忘れることもあります。
進捗報告を忘れると個別に確認を行いますが、確認する側・される側どちらもいい気分ではありません。

【対処】PowerAutomateで進捗報告を自動化

作業チェックシートのチェック欄をテーブルにして、SharePoint上に保存します。
PowerAutomateでフローを作成して進捗報告したい間隔で動かします。

フローの内容
  1. 作業チェックシートを読み取り
  2. チェックの有無を確認
  3. Teamsに通知

【成果】進捗報告が自動化され作業に集中できるようになった。

作業者はSharePoint上の手順チェックシートを開き、終わった項目にチェックを入れます。
作業内容は変わりません。PowerAutomateが自動で進捗を報告します。
単純に進捗報告の手間が無くなりました。

(2)スケジュール表に合わせて会議案内を自動作成

【課題】会議案内を出す時間が無駄になっている。

会議案内を出すには”日付・時間・参加者”を設定する必要があります。
単調ですが、比較的短い作業なので苦にならないかもしれません。
会議案内は完全に自動化することができるので、人間はやらなくてもいい作業なんです。

【対処】PowerAutomateで会議案内を自動化

スケジュール表をテーブルにして、SharePoint上に保存します。
また会議名ごとに”時間・参加者”を決めた「会議案内シート」を作成してこちらもテーブルにしておきます。
PowerAutomateでフローを作成して毎日動かします。

フローの内容
  1. スケジュール表を読み取り
  2. 既に会議案内があるかチェック
  3. なければ会議案内を開催

【成果】会議案内の手間がゼロに!

フローを作成すると人間がやることはありません。PowerAutomateがスケジュール表を見て会議案内を出してくれます。
会議案内を出す手間が無くなりました。

(3)月報のテキストファイルをSharePoint上にアップロードする手間を省く

【課題】月報をSharePoint上にアップロードするのが面倒

私はo365のアカウントが複数ありました。1つのPCで複数のo365にログインするのって難しいんですよね。

月報をSharePoint上にアップロードする時は、o365からサインアウトしてもう1つのアカウントでサインインをして切り替えています。
地味だけど仕方ないのでやっていますが、かなり苦痛です。

【対処】PowerAutomateでファイルを作成を自動化

PowerAutomateで2つのフローを作ります。

フロー1の内容

月末になったら開始

  1. 前月の月報の内容をメールで送信
フロー2の内容

月報の返信メールを受信したら開始

  1. 本文の内容をテキストファイル にする
  2. SharePoint上に保存

【成果】月報作成の手間がメール1本に!

月末になると前月の月報内容がメールで届くので、内容を当月用に変更して返信するだけです。PowerAutomateが返信したメールをSharePoint上にテキストファイル として保存してくれます。
o365サインアウト/サインインやファイル作成の手間が無くなりました。さらに月末に自動でメールが届くのでリマインドにもなりました

他6つ

こちらも自動化を行いました。

  • 作業日に合わせてフォルダを作成して手順書を準備
  • Excelの表をSharePointのリストへ転記
  • 作業管理台帳で未完了のタスクをTeamsで通知
  • 2つの予定表を読み取り作業予定の差分をチェックしてTeamsで通知
  • 1つの予定表にある特定の内容を別の予定表に転記する
  • スケジュール表の内容を読み取って作業日になったらTeamsで通知

単純なものから複雑なものまでピンキリです。

まとめ

PowerAutomateで自動化した内容を紹介しました。
使ったアクションや関数は様々ですが、基礎は同じなので、基本のアクションをいくつか覚えるだけで作れるようになります。

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