PowerAutomateで自動化した具体例9選

作業を自動化する
  • プログラミングは分からないけど自動化したい
  • PowerAutomateの使い方がイマイチ分からない
  • PowerAutomateって具体的に何ができるの?

こんな悩みをかかえていませんか?
私もはじめてPowerAutomateを知ったときは、使い方が分からず投げ出してしまいました。
ですが、正しい学習方法を実践して業務の自動化に成功することができました。

無料ツールでさらにノンプログラミングで自動化ができるならぜひやってみたい!
この記事では、そんな方に向けて自動化した内容とそこに至った方法を紹介します。

  • 自動化の具体例
  • 自動化して良かったこと
  • どうしてこんなに自動化できたのか
みずしぶき
みずしぶき

この記事を読めば、PowerAutomateの活用例やそこに至るまでの私の学習過程がわかります。

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自動化した具体例

(1)作業チェックシートの進捗を自動でTeamsに通知

【課題】作業の進捗報告・確認が負担になっている。

作業者は何台もあるサーバを並行で操作しています。
進捗報告はキリのいいタイミングでを行なっていましたが、人間なので忘れることもあります。
進捗報告を忘れると個別に確認を行いますが、確認する側・される側どちらもいい気分ではありません。

【対処】PowerAutomateで進捗報告を自動化

作業チェックシートのチェック欄をテーブルにして、SharePoint上に保存します。
PowerAutomateでフローを作成して進捗報告したい間隔で動かします。

フローの内容
  1. 作業チェックシートを読み取り
  2. チェックの有無を確認
  3. Teamsに通知

【成果】進捗報告が自動化され作業に集中できるようになった。

作業者はSharePoint上の手順チェックシートを開き、終わった項目にチェックを入れます。
作業内容は変わりません。PowerAutomateが自動で進捗を報告します。
単純に進捗報告の手間が無くなりました。

(2)スケジュール表に合わせて会議案内を自動作成

【課題】会議案内を出す時間が無駄になっている。

会議案内を出すには”日付・時間・参加者”を設定する必要があります。
単調ですが、比較的短い作業なので苦にならないかもしれません。
会議案内は完全に自動化することができるので、人間はやらなくてもいい作業なんです。

【対処】PowerAutomateで会議案内を自動化

スケジュール表をテーブルにして、SharePoint上に保存します。
また会議名ごとに”時間・参加者”を決めた「会議案内シート」を作成してこちらもテーブルにしておきます。
PowerAutomateでフローを作成して毎日動かします。

フローの内容
  1. スケジュール表を読み取り
  2. 既に会議案内があるかチェック
  3. なければ会議案内を開催

【成果】会議案内の手間がゼロに!

フローを作成すると人間がやることはありません。PowerAutomateがスケジュール表を見て会議案内を出してくれます。
会議案内を出す手間が無くなりました。

(3)月報のテキストファイルをSharePoint上にアップロードする手間を省く

【課題】月報をSharePoint上にアップロードするのが面倒

私はo365のアカウントが複数ありました。1つのPCで複数のo365にログインするのって難しいんですよね。

月報をSharePoint上にアップロードする時は、o365からサインアウトしてもう1つのアカウントでサインインをして切り替えています。
地味だけど仕方ないのでやっていますが、かなり苦痛です。

【対処】PowerAutomateでファイルを作成を自動化

PowerAutomateで2つのフローを作ります。

フロー1の内容

月末になったら開始

  1. 前月の月報の内容をメールで送信
フロー2の内容

月報の返信メールを受信したら開始

  1. 本文の内容をテキストファイル にする
  2. SharePoint上に保存

【成果】月報作成の手間がメール1本に!

月末になると前月の月報内容がメールで届くので、内容を当月用に変更して返信するだけです。PowerAutomateが返信したメールをSharePoint上にテキストファイル として保存してくれます。
o365サインアウト/サインインやファイル作成の手間が無くなりました。さらに月末に自動でメールが届くのでリマインドにもなりました

他6つ

こちらも自動化を行いました。

  • 作業日に合わせてフォルダを作成して手順書を準備
  • Excelの表をSharePointのリストへ転記
  • 作業管理台帳で未完了のタスクをTeamsで通知
  • 2つの予定表を読み取り作業予定の差分をチェックしてTeamsで通知
  • 1つの予定表にある特定の内容を別の予定表に転記する
  • スケジュール表の内容を読み取って作業日になったらTeamsで通知

単純なものから複雑なものまでピンキリです。
基礎は同じなので、基本のアクションをいくつか覚えるだけで作れるようになります。

自動化して良かった事

自動化すると周囲の人からは、

  • 仕事内容を理解している
  • 効率化を考えている
  • 自動化を実践した

こんな風に見えます。

仕事を淡々とこなして給料をもらうがのが基準だとしたら、それ以上の成果を出していることになります。
わかりやすく言うと「デキる人」なんですね。

こちらは自動化のテストで動かした時に言われた言葉です。

  • これすげー
  • これは楽になりますね!
  • 作ってくれてありがとうございます。助かります。
  • (新しく)こんな事ってできない?

こんな事言われたいですよね。

みずしぶき
みずしぶき

自動化すれば言ってもらえるんです!!

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どうしてこんなに自動化できたのか

はじめはどんな物だろうとPowerAutomateを触ってみました。
コネクタ?アクション?と疑問だらけで、思い通りに編集できず投げ出してしまいました。

そんな私がどうして自動化を進めることができたのかと言うと。
行き当たりばったりではなく、先に勉強をしたからです。

どうしても自動化を成功させたかった私は基礎から学習しようと決意しました。

基本を制する者が世界を制する。

パブロ・ピカソ

ピカソの言うとおり、本を読みながら練習用のフローを作成。
Udemyというオンラインスクールで動画を見て基礎から応用方法を学習しました。

その結果、2ヶ月で10超えるのフローを作成して、仕事の自動化に成功しました。

オンラインスクールの利点

オンラインスクールって敷居高そうだし、あやしいって思いますよね。

逆なんです。

本だと疲れていたら途中でやめてしまいますが、オンラインスクールだと動画を見るだけなのでかなり楽です。
さらにUdemyのPowerAutomateコースは3000人以上が受講しています。

私は本を読んで、ある程度知識が入った後でオンラインスクールを利用しました。

そこで感じた事は、

  • 文字を読まなくていいので楽
  • 1つの動画が数分なので短い時間でも学習できる
  • 動画なので操作感が分かり易い

などがありました。

動画はメモれないと思っていましたが、Udemyは好きな場面にメモを追加していつでもそこから再生できるんです。
またQ&A欄があります。過去の回答を見たり分からない所を聞いてみることもできます。

あとは、ふと気になった時にスマホがあればどこでも見れるのが大きいですね。
そこまで考えて、私はオンラインスクールで学習することをおすすめしています。

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よくある質問

この学習方法を話して聞かれた質問です。

Udemyって本当に大丈夫?

大丈夫です。
大手企業も社員のオンライン学習用に契約しています。

>>各社企業様の導入事例

無料体験はある?

Udemyには無料のコースもありますが、PowerAutomateのコースは残念ながら有料です。

>>Udemyの無料コースを見てみる

学習期限は?

期限ありません。何度でもいつまでも見ることができます。
コースを修了した後でも引き続き受講できます。

>>Udemy > はじめに > Udemyについて > 学習期限なし

まとめ:本気で自動化したいなら今から勉強しましょう

私が自動化した内容と、自動化に至るまでの過程をお話ししました。

ですが、自動化した内容を真似ただけでは今後思い通りにはできません。この記事を読んだ今が一番やる気のあるタイミングです。自動化するスキルを身に付けたいなら今すぐUdemyで学習をはじめましょう。

自動化する前までは毎度同じ作業を繰り返し行っていました。その作業が嫌で後回しにすることもありましたが、自動化したのでもうありません。今は空いた時間でメンバーのサポートや更なる自動化を進めています。

やると決めた日から基礎の勉強をはじめたから自由な仕事環境を手に入れることができました。

Udemyの会員登録は3分ほどで終わります。動画を見てみましょう。そこから自由の一歩がはじまります。

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