PowerAutomateで自動化した具体例９選

• プログラミングは分からないけど自動化したい
• PowerAutomateの使い方がイマイチ分からない
• PowerAutomateって具体的に何ができるの？

この記事では、そんな方に向けて自動化した内容を紹介します。

自動化した具体例

(1)作業チェックシートの進捗を自動でTeamsに通知

【課題】作業の進捗報告・確認が負担になっている。

作業者は何台もあるサーバを並行で操作しています。
進捗報告はキリのいいタイミングでを行なっていましたが、人間なので忘れることもあります。
進捗報告を忘れると個別に確認を行いますが、確認する側・される側どちらもいい気分ではありません。

【対処】PowerAutomateで進捗報告を自動化

作業チェックシートのチェック欄をテーブルにして、SharePoint上に保存します。
PowerAutomateでフローを作成して進捗報告したい間隔で動かします。

【成果】進捗報告が自動化され作業に集中できるようになった。

作業者はSharePoint上の手順チェックシートを開き、終わった項目にチェックを入れます。
作業内容は変わりません。PowerAutomateが自動で進捗を報告します。
単純に進捗報告の手間が無くなりました。

(2)スケジュール表に合わせて会議案内を自動作成

【課題】会議案内を出す時間が無駄になっている。

会議案内を出すには”日付・時間・参加者”を設定する必要があります。
単調ですが、比較的短い作業なので苦にならないかもしれません。
会議案内は完全に自動化することができるので、人間はやらなくてもいい作業なんです。

【対処】PowerAutomateで会議案内を自動化

スケジュール表をテーブルにして、SharePoint上に保存します。
また会議名ごとに”時間・参加者”を決めた「会議案内シート」を作成してこちらもテーブルにしておきます。
PowerAutomateでフローを作成して毎日動かします。

【成果】会議案内の手間がゼロに！

フローを作成すると人間がやることはありません。PowerAutomateがスケジュール表を見て会議案内を出してくれます。
会議案内を出す手間が無くなりました。

(3)月報のテキストファイルをSharePoint上にアップロードする手間を省く

【課題】月報をSharePoint上にアップロードするのが面倒

私はo365のアカウントが複数ありました。１つのPCで複数のo365にログインするのって難しいんですよね。

月報をSharePoint上にアップロードする時は、o365からサインアウトしてもう１つのアカウントでサインインをして切り替えています。
地味だけど仕方ないのでやっていますが、かなり苦痛です。

【対処】PowerAutomateでファイルを作成を自動化

PowerAutomateで２つのフローを作ります。

【成果】月報作成の手間がメール１本に！

月末になると前月の月報内容がメールで届くので、内容を当月用に変更して返信するだけです。PowerAutomateが返信したメールをSharePoint上にテキストファイル として保存してくれます。
o365サインアウト/サインインやファイル作成の手間が無くなりました。さらに月末に自動でメールが届くのでリマインドにもなりました。

他６つ

こちらも自動化を行いました。

• 作業日に合わせてフォルダを作成して手順書を準備
• Excelの表をSharePointのリストへ転記
• 作業管理台帳で未完了のタスクをTeamsで通知
• ２つの予定表を読み取り作業予定の差分をチェックしてTeamsで通知
• １つの予定表にある特定の内容を別の予定表に転記する
• スケジュール表の内容を読み取って作業日になったらTeamsで通知

単純なものから複雑なものまでピンキリです。

まとめ

PowerAutomateで自動化した内容を紹介しました。
使ったアクションや関数は様々ですが、基礎は同じなので、基本のアクションをいくつか覚えるだけで作れるようになります。

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