【PowerAutomate】ExcelからSharePointのリストに一括転記する

プログラミングは分からないけど自動化したい
PowerAutomateの使い方がイマイチ分からない
ExcelからSharePointのリストに転記したい

無料ツールでさらにノンプログラミングで自動化ができるならぜひやってみたい！

この記事では、そんな方に向けてExcelからSharePointのリストに転記する方法を４ステップで説明します。

フローの動き
フロー作成前の準備
フローを作る
フローを動かす

みずしぶき

この記事を読めば、Excelのデータ抽出とSharePointリストへの転記ができるようになります。

まだPowerAutomateを使った事が無いという方はこちらの記事を参考にしてください。

PowerAutomateはブラウザで操作するのでインストール無しで利用できます。Windows10ではないMacユーザも自由に使えます。

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フローの動き
フロー作成前の準備
フローを作る
フローを動かす
まとめ

フローの動き

このフローは大きく２つの動きがあります。

Excelファイルのデータ取得
SharePointのリストにデータ入力

今回はOneDriveにExcelファイルをアップロードしたらフローが自動で動くようにします。
Excelファイルを指定してフローを実行する方法も可能ですが、PowerAutomateへの接続が手間になるので今回はアップロードをトリガーにします。

ファイル名とアップロード先はこちらです。

ファイル名　　：20220727_設定内容.xlsx
アップロード先：/10_tool/リスト挿入用

アップロード先は指定した値で固定されますが、ファイル名は何でもOKです。

それではフローを動かしてみます。
ファイルをアップロードしました。

アップロードしたファイルの内容はこちら

ExcelTest1
藤井
2022/7/27

SharePointのリストに転記されました。

フローの動きは以上です。

SharePointのリストは癖があるので入力が面倒です。
このフローならExcelファイルをアップロードするだけなので楽になります。

さらに、データが２行あるExcelファイルも試してみます。

リストに２行追加されました。

このように、人の操作が必要なのはファイルをアップロードする部分だけです。

みずしぶき

面倒なSharePointリストへの入力はPowerAutomateで自動化しましょう。

フロー作成前の準備

準備の内容は２つです。

Excelファイルの準備
OneDriveのフォルダ作成とExcelファイルアップロード

転記したい情報が書かれたExcelファイルを作成します。

テーブル形式にしておきます。

OneDriveにフォルダを作ってExcelファイルをアップロードする。

このファイルはフローを作る途中にテーブルのヘッダー読み取りで使用します。
フローが完成したら削除します。

フローを作る

作成するフロー全体です。

使っているアクションは７種類です。

ExcelOnline(Business)：テーブルの取得
変数　　　　　　　　　：変数を初期化する
コントロール　　　　　：Apply to each
コントロール　　　　　：条件
変数　　　　　　　　　：変数の設定
ExcelOnline(Business)：表内に存在する行を一覧表示
SharePoint　　　　　　：項目の作成

使い方は作りながら見ていきましょう。それではフローを作っていきます。
まだ画面を開いていない方はMicrosoftの公式サイトからPowerAutomateを開いてください。

ファイルのアップロードをトリガーにする

画面左にある作成から「自動化したクラウドフロー」を選択。

フロー名を入力して「ファイルが作成されたとき」を選んで作成します。

OneDriveのフォルダ「/10_tool/リスト挿入用」を指定する。

これで「/10_tool/リスト挿入用」にファイルがアップロードされた時にフローが動きます。

Excelのテーブル名を取得

この後に「表内に存在する行を一覧表示」というアクションでExcelからデータを取得します。
その際にテーブル名を指定する必要があるので、ここではExcelのテーブル名を取得して変数に格納します。

新しいステップでExcelOnline(Business)の「テーブルの取得」を選択。

３つ設定します。

場所　　　　　　　　　：OneDrive for Business
ドキュメントライブラリ：OneDrive
ファイル　　　　　　　：動的なコンテンツの「ファイル識別子」

「ファイル識別子」はアップロードしたファイルを選択する情報です。

ここで取得した情報はテーブルの取得の「value」に保存されます。この後、使用します。

新しいステップで変数の「変数を初期化する」を選択。

２か所設定する。

名前：最初のテーブル名
種類：文字列
値　：何も指定しない

この変数「最初のテーブル名」はまだ空の状態です。後でテーブル名を保存する予定です。

新しいステップでコントロールの「Apply to each」を選択。

>>Apply to eachの詳しい使い方

動的なコンテンツにあるテーブルの取得のvalueを選択。

このvalueの中にはExcelのテーブル名を含む様々な情報が入っています。

「Apply to each」の中にあるアクションの追加ボタンから、コントロールの「条件」を選択。

３つ設定します。

左：式に　Empty(variables(‘最初のテーブル名’))
中：次の値に等しい
右：true

変数「最初のテーブル名」が空だった場合は「はいの場合」に進むという条件です。
「最初のテーブル名」は空の状態で作成したので、最初の１回は必ず「はいの場合」になります。

左は式に直接「Empty(variables(‘最初のテーブル名’))」をコピペで入力してください。
式を作り方が気になる方はこちらを参考にしてください。

式の作成方法

値の選択欄をクリックして「式」を選択。
「　Empty(　」と入力する。「　)　」は自動で出てくる。
②の状態のまま動的なコンテンツを選択。
最初のテーブル名を選ぶと、自動で「　variables(‘最初のテーブル名’)　」が入力される。
OKを押す。

式の説明

Empty(variables(‘最初のテーブル名’))

Empty　()の中にある文字が空だった場合、trueを返します。　Empty(‘てすと’)は空ではないのでfalseになります。
variables(‘最初のテーブル名’)　変数「最初のテーブル名」の値を返します。

「はいの場合」の中にあるアクションの追加から変数の「変数の設定」を選択。

２か所入力します。

名前：最初のテーブル名
値　：動的なコンテンツの「テーブルの取得」にある「名前」

この「名前」にテーブル名が入っています。変数「最初のテーブル名」にテーブル名を入れておきます。

この操作はExcelにあるテーブル名を一覧化して１つ目のテーブル名を取得しています。
PowerAutomateはExcelファイルにテーブルが１つしかなくても、テーブル名を正しく指定しないと動いてくれません。
なのでこの操作は、

テーブルが１つだった場合は１つ目のテーブル名を取得する。
テーブルが３つだった場合でも１つ目のテーブル名を取得する。

という目的があります。
これによって確実にテーブル名を指定する事ができます。
この１つ目のデータのみ取得したい場面はよく発生します。Excelを扱う人は覚えておきましょう。

みずしぶき

ここは複雑なので、難しければフローの作成に集中してください。何度もフローを作ると分かるようになるのでスルーしてOK。

次はテーブルからデータを取得する方法を説明します。

テーブルのデータを取得

新しいステップからExcelOnline(Business)の「表内に存在する行を一覧表示」を選択。

４か所入力します。

場所　　：OneDrive for Business
ドキュメントライブラリ：OneDrive
ファイル：/10_tool/リスト挿入用/20220727_設定内容.xlsx　←後で変更する
テーブル：テーブル1　←後で変更する

ファイルとテーブルの２つは現時点で仮の設定です。この後のアクション「項目の作成」で必要になります。

このアクションでExcelのデータを取得しました。具体的には「表内に存在する行を一覧表示」のvalueという場所にデータが入っています。

SharePointのリストに入力

この時点でExcelのデータは「表内に存在する行を一覧表示」のvalueの中にあります。
このvalueのデータはAplly to eachで１つずつ取り出します。
取り出すデータをイメージしておいてください。

タイトル	username	date
TestExcel2	今泉	2022/7/27	←１つめ
TestExcel3	森内	2022/7/27	←２つめ

valueの中身

新しいステップでコントロールの「Apply to each」を選択。

動的なコンテンツの「表内に存在する行を一覧表示」にある「value」を選択。
最初に作ったテーブルの取得の「value」ではないので注意。

アクションの追加でSharePointの「項目の作成」を選択。

５つ設定します。

サイトのアドレス：https://xxxx.sharepoint.com/sites/tttt
リスト名　　　　：flowtest
Title　　　　　　：動的なコンテンツの「タイトル」
username　　　：動的なコンテンツの「username」
date　　　　　　：式に　addDays(‘1899/12/30’,int(items(‘Apply_to_each_2’)?[‘date’]))

リストを開いた時のURLの赤字の部分をサイトのアドレスへ貼り付けます。
https://xxxx.sharepoint.com/sites/tttt/Lists/List2/AllItems.aspx

dateは動的なコンテンツの「date」をそのまま指定すると、Excelのシリアル日付になってしまいます。
このシリアル日付を式によって日付形式に修正します。

式の説明

addDays(‘1899/12/30’,int(items(‘Apply_to_each_2’)?[‘date’]))

addDays　１つめの引数に日付を指定、２つめの引数に日数を指定して日数を加算します。addDays(‘2022/1/1’,10)の場合は2022/1/11になります。
int　()の中にある文字を数値に変換します。　int(’10’)だと10になります。
items(‘Apply_to_each_2’)?[‘date’]　Apply_to_each_2で指定したデータのdateの値を返します。